Adatrögzítés optimalizálása az adatbiztonság érdekében.
Egyre inkább tendencia, hogy a nagyobb volumenű adatrögzítési munkákkal külsős céget bíznak meg a nagyvállalatok. Ilyenkor viszont a legtöbb esetben felmerülhetnek adatbiztonsággal és adatkezeléssel kapcsolatos kérdések, főleg ha személyes adatok feldolgozása is szóba kerül.
Tapasztalatunk szerint még a mindenre kiterjedő biztonsági intézkedések is kijátszhatók, ha valakinek ilyen irányú törekvései vannak. Ezekben az esetekben a legjobb megoldás, ha a megbízó cég telephelyén beszkenneljük a feldolgozandó adatlapokat, így onnan azok ki sem kerülnek, majd a szkennelt képeket egy speciálisan ilyen feladatra írt szoftver segítségével több darabra vágjuk. Így elérjük azt, hogy egy adatrögzítő munkatárs egy adatlapról csak a nevet, egy másik csak a címet, egy harmadik csak a telefonszámot, stb… dolgozza fel, a többi adatot pedig nem látja, sőt, igazából azt sem tudja, mely cég adatait kezeli. Majd az adatrögzítési folyamat befejezéseként a szoftver a megfelelő adatot az adatbázis megfelelő részére illeszti, és mellécsatolja a szkennelt adatlap eredeti, vágatlan verzióját.
Amellett, hogy adatbiztonság szempontjából ezt a feldolgozási módot tartjuk a leginkább biztonságos útnak, még arra is tökéletesen megfelelő, hogy manufakturális szintre vigyük az adatrögzítési folyamatot. Mivel minden adatfeldolgozó munkatárs az adatlap egy bizonyos szeletével foglalkozik csak, így nagyon rövid a betanulási folyamat, sokkal gyorsabb az adatrögzítés, csökkenthető a hibaarány. Gondoljunk csak bele, hogy ennél a kivitelezési formánál még az is meghatározható, hogy ki milyen jellegű adatokat dolgozzon fel. Valaki, akinek jobban megy a szöveges tartalom (alfa karakter), az csak a címeket, neveket, stb… rögzít, akinek meg a szám (numerikus karakter) feldolgozása egyszerűbb, az csak telefonszámot, dátumokat, stb… rögzít.
Ez a feldolgozási mód adott esetben töredékére csökkenti a feldolgozás költségét, megoldja az archiválás kérdését, tökéletes adatbiztonságot ad a megrendelőnek. Egyetlen hátránya, hogy viszonylag nagy adatmennyiség esetén éri meg ilyen formában adatokat feldolgozni.
